Desfăşurarea proiectului "Gala Clubis"


Site-ul proiectului

Necesitatea site-ului a plecat de la ideea că: „dacă tinerii stau toată ziua pe Internet” atunci să ducem proiectele noastre acolo unde sunt tinerii. Site-ul www.clubis.ro este un element fundamental în ecuaţia proiectului. El funcționează atât ca mijloc de promovare a activitatilor cât şi ca mijloc de lucru și de management al proiectului.

Modalitatea de selecţie a participanţilor

În cadrul site-ului se va construi un modul prin intermediul căruia vizitatorii (tinerii) vor face propuneri pentru laureații ”Galei Clubis”. În cadrul propunerilor, vizitatorii vor trebui să numească un tânăr din județul Bacău care deține și conduce (individual sau în asociere) o afacere. Totodată, vor indica firma și sectorul economic în care aceasta activează (producție, comerț, servicii etc.). Echipa de proiect și voluntarii vor verifica existența persoanelor și a firmelor și vor valida înregistrările în site. Vizitatorii îi vor vota pe antreprenorii pe care îi apreciază cel mai mult. Site-ul va fi intens promovat pe Facebook astfel încât să fie vizitat de cât mai mulți tineri din județul Bacău. 

Promovarea pe Facebook

In proiectul anterior, cel care a lansat Clubul Clubis, am procedat la mai multe forme de promovare, atat off-line (afise, pliante) cât și on-line (promovare pe Google si pe Facebook). In final, proiectul a fost bine promovat si si-a indeplinit indicatorii, dar (in urma monitorizarii) am observat ca promovarea online fost cea mai eficienta. Adica, desi ponderea ei in buget a fost mult mai mica decat promovarea clasica (afise etc.), ca efecte a contribuit cu peste 75% in efortul de promovare.
Pentru acest proiect am ales sa utilizam resursele financiare mai eficient si sa insistam pe promovarea pe Facebook care ne duce aproape de tineri, inclusiv in momentele in care ei sunt (de exemplu) in vacanta. Un afis postat in licee e vizibil doar pe timpul activitatrii scolare, pe când un anunt postat pe Facebook e vizibil oricand.
Experiențele reușite ale unor campanii plătite pe Facebook precum și analiza de cost făcută de simulatorul Facebook ne-au dus la suma bugetată.
In fapt vor exista șase campanii pe Facebook, fiecare cu mesaj distinct, câte una pentru fiecare activitate cheie a proeictului:
  1. Popularizarea proiectului. Campania se va desfășura câteva zile la începutul lunii septembrie, și va face trimitere în site-ul proeictului unde va fi afișat un cronometru care va indica numărul de zile rămas până la deschiderea sesiunii de înscrieri de propuneri.
  2. Anunțarea posibilității înscrierii de propuneri. Campania se va desfășura în perioada 17 -20 septembrie, când, și datorită începerii anului școlar, s-a arătat că activitateas tinerilor pe Facebook este intensă.
  3. Anunțarea lansării sesiunii de votare. Campania se va desfășura în perioada 30 sept. – 5 octombrie. Perioada va cuprinde începerea anului studențesc (perioadă, de asemenea, cu intensă prezență pe Facebook) și se va opri odată cu deschiderea Zilelor Bacăului, eveniment care ar putea slăbi interesul pentru campanie.
  4. Anunțarea ”au mai rămas doar 5 zile”, ”au mai rămas doar 4 zile” etc. Campania se va desfășura în perioada 12 – 15 octombrie și va anunța că perioada de înscriere a propunerilor se apropie de sfârșit. În fiecare zi va fi alt mesaj, în funcție de numărul de zile rămas. Evident, în site tienrii vor fi invitați să-i și voteze pe cei deja înscriși
  5. A doua campanie de tip  ”au mai rămas doar 5 zile”, ”au mai rămas doar 4 zile” etc. Campania se va desfășura în perioada 26 -31 octombrie și-i va invita pe tineri să îi voteze pe antreprenorii propuși (înscriși)
  6. Campania finală va disemina pe Facebook rezultatul selecției și lista laueraților. Se va desfășura în perioada festivității publice.
Pe lângă campaniile cu plată, echipa de proiect și voluntarii vor face și promovare gratuită pe Facebook, invitându-și de asemenea cunoștințele să distribuie (share) mesajele proiectului. Pentru fiecare dintre aceste campanii se vor monitoriza numărul de vizite în site, pentru a se sincroniza intensitatea campaniei cu rezultatele dorite.

Festivitatea Publică

Este evenimentul el mai vizibil al proiectului. Activitatea se compune din două subactivități. O întâlnire de tip ”masă rotundă” (între cei 15 tineri antreprenori laureați ai Galei, cei 5 voluntari, cei 5 reprezentanți ai ONG-urilor și partenerii media) și o ”prezentare publică” a proiectului, urmată de o conferință de presă.
În cadrul ”mesei rotunde”, cei 15 tineri antreprenori laureați se vor prezenta celorlalți participanți, vor povesti despre afacerile lor, despre problemele de business pe care le-au întâlnit și despre soluțiile pe care le-au abordat.
Pentru că a înființa o organizație neguvernamentală și a activa în inters public în acest sector nu înseamnă altceva decât antreprenoriat social, am considerat important ca la acest eveniment să invităm și 5 ”antreprenori sociali”, adică membri ai unor ONG-uri de/pentru tineret aflați la conducerea acestora, care pe de o parte să transmită din experiența lor celor 5 voluntari dar care să-și poată totodată creea relații informale cu mediul de business.
”Prezentarea publică” care va urma mesei rotunde se va desfășura într-o sală de conferințe, cu cei 25 de participanți plus invitații acestora cărora li se vor alătura reprezentananți ai diverselor instituții și autorități relevante proiectului, plus masmedia și reprezentanți ai blogosferei.
Intenția echipei de proiect este aceea de a desfășura ”prezentarea publică” într-o locație suficient de mare cât să permită accesul cât mai multor persoane.
Pentru că această prezentare publică reprezintă în fapt Gala însăși, în cadrul prezentării publice vor fi evocate realizările celor 15 tineri antreprenori laureați ai Galei. Prezentarea tienrilor antreprenori va putea fi alternată cu scurte momente artistice, în măsura în care echipa de proiect va obține colaborări gratuite în acest sens. În scopul dezvoltării și a unei laturi culturale a evenimentului, pe pereții sălii în care are loc prezentarea publică pot fi expuse tablouri ale unor artiști tineri etc.
La finalul prezentării, reprezentanții presei și ai blogosferei vor putea adresa întrebări participanților, în cadrul unei conferințe de presă.
În măsura în care resursele o vor permite, după finalizarea evenimentului, participanții la proiect și publicul vor mai putea rămâne în sală pentru socializare și stabilire de relații informale.

Echipa de proiect va urmări ca cele două subactivități (masa rotundă și prezentarea publică) să se desfășoare în aceeași locație, eventual chiar în aceeași încăpere. În funcție de cea mai bună ofertă din piață care va exista în momentul desfășurării activității, se va putea apela la închiriera unei săli de conferințe a unui hotel, a unui amfiteatru al unei universități sua în altă locație publică.